หนึ่งในเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ได้ผลดี คือ การจัดลำดับความสำคัญ เราต้องแบ่งเวลาและทำสิ่งสำคัญมากให้เสร็จเร็วที่สุด งานที่สำคัญน้อยก็เอาไว้ทีหลัง และงานที่ไม่สำคัญก็ลดลงให้มากที่สุด
มีหลายแนวทางในการจัดลำดับความสำคัญของงาน
โดยวิธีการที่ไบรอัน เทรซี่ นักเขียนชื่อดังได้แนะนำในหนังสือ
Eat That Frog กินกบตัวนั้นซะ
เรียกว่าเทคนิค ABCDE
เทคนิค ABCDE มีวิธีการทำคือ
เริ่มจากเขียนงานที่ต้องทำทั้งหมดในวันพรุ่งนี้ออกมา
ให้เขียนลงในกระดาษ เขียนออกมาให้หมด
ถ้าให้เทียบก็เหมือนเราทำ To Do List นั่นเอง
หลังจากนั้นเขียนอักษรลงไปท้ายงานแต่ละอย่าง
โดยแบ่งประเภทงานออกเป็นดังนี้
- A คือ งานที่สำคัญมาก มีผลตามมาที่สำคัญไม่ว่าจะทำหรือไม่ทำก็ตาม ยกตัวอย่างเช่น รายงานที่ต้องใช้งานช่วงบ่าย งานด่วนที่ต้องส่งวันนี้ ถ้างานหมวดนี้มีหลายงานให้ระบุเป็น A-1, A-2, A-3.. ลงไปด้านหน้าหัวข้องานนั้น และต้องเลือกทำงาน A-1 ก่อน เพราะเป็นงานที่สำคัญที่สุด
- B คือ งานที่ควรทำแต่ไม่สำคัญเท่ากับหมวด A มีผลกระทบของงานพอสมควร หากไม่ทำงานนี้บางคนจะรู้สึกแย่ แต่ก็ไม่ได้สำคัญมาก งานโทรศัพท์ติดต่อกลับ หรือ การอ่านอีเมล ก็ให้จัดอยู่หมวดนี้
- C คือ งานที่ได้ทำก็น่าจะดี งานที่ไม่มีผลใดๆตามมา ไม่ว่าจะทำหรือไม่ทำ เช่น การคุยโทรศัพท์กับเพื่อนที่ไม่ใช่เรื่องงาน การไปดื่มกาแฟ ธุระส่วนตัวในเวลางาน
*มีกฎ คือ ต้องทำงาน A ให้เสร็จก่อนที่จะทำงาน B และงาน B ต้องเสร็จก่อนที่จะทำงาน C
- D คือ งานที่มอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ และให้คิดว่างานที่มอบหมายให้คนอื่นทำได้ ให้มอบหมายทั้งหมด เพื่อที่เราจะได้มีเวลาทำงาน A ที่มีแต่เราที่ทำได้
- E คือ งานที่กำจัดทิ้งไปได้ หรือ งานที่ควรเลิกทำ เพราะไม่ก่อเกิดประโยชน์ใดๆ
หลังจากระบุเรียบร้อย ก็ต้องมีวินัยและลงมือทำตามลำดับความสำคัญของงานครับ
หลังจากที่ผมลองทำดูก็ใช้งานได้ดีทีเดียวครับ
แต่ต้องระวังให้ดี เพราะงานกลุ่ม B, C จะเยอะและเลี่ยงไม่ค่อยได้
และหากเราเลื่อนการทำออกไป บางครั้งงานกลุ่ม B ก็จะเลื่อนไปเป็น A ได้เหมือนกัน
ผมคิดว่าในการตัดสินใจว่างานใดสำคัญกว่ากัน
ขึ้นอยู่กับลักษณะงานที่ทำ ตำแหน่งที่เราอยู่
รวมถึงสถาณการณ์ต่างๆที่ที่แวดล้อมด้วยครับ
แต่อย่างไรก็ตาม เทคนิคการแยกกลุ่มงานนี้เป็นสิ่งที่ควรทำ
และต้องดำเนินการตามการตัดสินใจของตัวเองอย่างเด็ดขาด
คุณจะตัดสินใจเลือกงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น และจากการจดจ่องานที่สำคัญจะทำให้เกิดผลสำเร็จมากขึ้น
ลองทำดูครับ
++++++++++